Gestion d'Achats Et Des Stocks

Fonds mondial a adopté un ensemble de politiques et principes sur la gestion des achats et des stocks visant à faciliter l'achat opportun de produits pharmaceutiques et médicaux conformes à des normes d'assurance qualité en quantité suffisante, à réduire les dépenses inutiles, à garantir la fiabilité et la sécurité du système de distribution, à encourager l'utilisation appropriée des produits médicaux et à assurer le suivi continu de toutes les activités de gestion des achats et des stocks. Les activités de gestion des achats et des stocks sont fondamentales pour la performance des programmes. Pour éviter les ruptures de stock et les interruptions de traitement, il est absolument primordial de planifier scrupuleusement toutes ces activités suffisamment tôt, pour être en mesure de réagir dans les meilleurs délais en cas de problème. L'objectif de ce guide est d'expliquer la politique de gestion des achats et des stocks aux récipiendaires du Fonds mondial. Cette nouvelle édition intègre la politique d'assurance qualité des produits pharmaceutiques révisée et approuvée par le Conseil d'administration du Fonds mondial en novembre 2008 et entrée en vigueur le 1er juillet 2009.

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DÉFINITION DES PRINCIPAUx TERMES Dans un souci de clarté, cette rubrique fournit la définition de certains des principaux termes utilisés par le Fonds mondial. Gestion des achats et des stocks : Le terme "gestion des achats et des stocks" renvoie à toutes les activités nécessaires pour apporter à l'utilisateur final des produits médicaux conformes à des normes d'assurance qualité, efficaces, en quantité suffisante, achetés au prix le plus bas possible conformément aux lois nationales et internationales. Produits médicaux : Le terme "produits médicaux" fait référence aux produits pharmaceutiques et à d'autres produits médicaux (tels que les moustiquaires, les équipements de laboratoire et de radiologie et les produits connexes) ainsi qu'aux produits médicaux à usage unique (tels que les préservatifs, les tests de diagnostic rapide et non rapide, les insecticides et les seringues). Produits pharmaceutiques : Les produits pharmaceutiques comportent un principe actif pharmaceutique conçu pour une utilisation humaine. Produits non médicaux : Les produits non médicaux regroupent tous les produits et services autres que les produits médicaux fournis pour soutenir les activités liées à l'achat, à la distribution et à l'utilisation des produits médicaux, y compris mais sans s'y limiter, les véhicules, le matériel informatique, les matériaux de construction et l'assistance technique.

Sauf référence spécifique aux Récipiendaires Principaux ou aux sous-récipiendaires, le terme "récipiendaire" employé dans les présentes directives désigne tous les acteurs impliqués dans les activités de gestion des achats et des stocks.

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POLITIQUES ET PRINCIPES DE GESTION DES ACHATS ET DES STOCKS DU FONDS MONDIAL Les systèmes de gestion des achats et des stocks jouent un rôle essentiel dans la prévention de l'interruption du traitement des patients. L'objectif des politiques et principes de gestion des achats et des stocks du Fonds mondial est d’assurer l'achat, la distribution et l'utilisation efficace de produits médicaux conformes à des normes d'assurance qualité, obtenus au prix le plus bas possible et conformément aux lois nationales et internationales. Les achats doivent être basés sur des méthodes concurrentielles et transparentes conformes aux directives internationales d'achat de produits pharmaceutiques énoncées dans les directives interinstitutions. Principes opérationnels de bonnes pratiques pour les achats de produits pharmaceutiques.1 En outre, le Récipiendaire Principal doit s'assurer que la gestion des achats et des stocks respecte les principes établis dans les directives interinstitutions Un système d'assurance qualité modèle pour les centrales d'achat.2 Le Fonds mondial reconnaît que la diversité des situations rencontrées dans les pays récipiendaires se traduit par une mise en œuvre hétérogène des programmes. Par conséquent, le présent document ne fournit pas de procédures directives mais des normes minima que les récipiendaires doivent respecter. Il existe plusieurs manières de se conformer à ces normes. Les récipiendaires doivent utiliser les moyens les mieux adaptés à leurs programmes. RESPONSABILITÉ EN MATIÈRE DE GESTION DES ACHATS ET DES STOCKS Les Récipiendaires Principaux sont tenus de garantir que toutes les activités de gestion des achats et des stocks entreprises dans le cadre de leurs subventions - y compris celles assumées par d'autres entités, comme les sous-récipiendaires et les agents d'approvisionnement – sont conformes aux exigences du Fonds mondial telles que stipulées dans l'accord de subvention. Les Récipiendaires Principaux doivent disposer de systèmes de suivi de la performance des autres acteurs en charge d'activités de gestion des achats et des stocks dans le cadre de leurs subventions.

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Principes opérationnels de bonnes pratiques pour les achats de produits pharmaceutiques [principes directeurs interinstitutions]. Genève : Organisation Mondiale de la Santé (OMS); 1999. Document n° : WHO/EDM/PAR/99.5. 2 PNUD ; UNFPA ; UNICEF ; OMS ; La Banque mondiale. Un système d’assurance qualité modèle pour les centrales d'achat : recommandations sur les systèmes d'assurance qualité axés sur la préqualification des produits et des fabricants, l'achat, le stockage et la distribution de produits pharmaceutiques [principes directeurs interinstitutions]. Genève : OMS ; 2007. Document n° : WHO/PSM/PAR/2007.3. Consultable à l'adresse : http://www.who.int/ medicinedocs/index/assoc/s14866e/s14866e.pdf

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PRODUITS MÉDICAUx AUTRES QUE LES PRODUITS PHARMACEUTIQUES Les principes de gestion des achats et des stocks décrits dans le présent guide s'appliquent également aux produits médicaux autres que les produits pharmaceutiques (moustiquaires, préservatifs, équipement de diagnostic, insecticides par ex.). En l'occurrence, le Récipiendaire Principal est tenu de procéder à des achats basés sur une méthode concurrentielle et transparente pour assurer la qualité et l'efficacité des produits achetés au prix le plus bas possible et dans les meilleurs délais. Pour les produits durables, le prix le plus bas possible doit tenir compte du coût total de l'acquisition, qui comprend le coût des réactifs et autres consommables ainsi que le coût d'installation, de formation et d'entretien régulier. Les méthodes d'approvisionnement en produits durables peuvent prévoir la location ou l'achat direct. Le récipiendaire doit s'assurer que le service et la maintenance liés à ces produits ont été adéquatement planifiés. PRODUITS NON MÉDICAUx Le présent guide se concentre sur les politiques relatives aux produits médicaux. Toutefois, les principes généraux s'appliquant aux produits médicaux – à savoir que le Récipiendaire Principal est responsable de l'approvisionnement et qu'il doit procéder aux achats en respectant une méthode concurrentielle et transparente pour obtenir des produits respectant des critères d'assurance qualité au meilleur prix possible – s'appliquent également à la gestion de l'achat et des stocks de produits non médicaux.

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Plan de gestion des achats et des stocks pour les produits médicaux

Après approbation d'une proposition par le Conseil d'administration du Fonds mondial et avant le décaissement de la subvention liée à la gestion des achats et des stocks, le Récipiendaire Principal doit soumettre un plan de gestion des achats et des stocks pour évaluation et approbation. Le Récipiendaire Principal doit avoir pleinement compris les politiques du Fonds mondial relatives à la gestion des achats et des stocks avant de préparer son plan. Les Récipiendaires Principaux sont invités à consulter le site Web du Fonds mondial pour de plus amples informations sur la gestion des achats et des stocks et peuvent contacter leur Gestionnaire de portefeuille du Fonds pour toute clarification supplémentaire. OBJECTIF Le plan de gestion des achats et des stocks doit fournir des informations sur les produits médicaux nécessaires au programme financé grâce à la nouvelle subvention. Il doit décrire (a) comment le Récipiendaire Principal adhèrera aux politiques de gestion des achats et des stocks du Fonds mondial et aux dispositions annexes de l'accord de subvention ; et (b) les systèmes et structures qui permettront de gérer ces produits dans le cadre de cette subvention. Le Récipiendaire Principal doit s'assurer que les achats effectués dans le cadre du programme sont effectués conformément au plan de gestion des achats et des stocks. Le plan de gestion des achats et des stocks permettra également d’évaluer et de suivre la mise en œuvre de la subvention. SOMMAIRE Le plan de gestion des achats et des stocks doit :

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décrire comment le Récipiendaire Principal garantira l'adhésion aux politiques et principes de gestion des achats et des stocks du Fonds mondial ; désigner une ou plusieurs entités responsables de la mise en œuvre des