Tableau De Bord

développer une réflexion collective entre les différents acteurs d’un même service ou d’une direction. À travers la démarche de conception de l’outil, et surtout lors de l’utilisation des informations, le responsable redonne du sens à l’action et rétablit l’articulation entre les niveaux stratégique et opérationnel ;

c) -Organiser : Par son effet miroir, le tableau de bord est un reflet du niveau de performance d’un service. Les indicateurs alertent le responsable sur les domaines problématiques. Il peut alors réfléchir sur les leviers d’action qui vont permettre d’atteindre les objectifs alloués, en recherchant la meilleure combinaison des ressources techniques et humaines.

3) L’intérêt de disposer d’un tableau de bord

L’élaboration et le suivi d’un tableau de bord aident l’entrepreneur:

• à prendre du recul et se dégager des urgences.

• à planifier son développement.

• à mesurer régulièrement le chemin accompli et à corriger les écarts.

Le tableau de bord est à la fois un outil d’amélioration des performances de l’entreprise et de motivation de l’entrepreneur qui se fixe des buts et suit régulièrement les progrès accomplis.

4) Les avantages d’un Tableau de bord :

• Il est centré sur les informations essentielles pour la prise de décision.

• Il permet un dialogue permanent entre les partenaires en vue d’une action aussi efficace que possible.

• Il permet de justifier et de faire accepter par les responsables la mise en place d’un système d’information.

Partie 2 : Le contenu d’un tableau de bord

1) Le Tableau de Bord:

A/- Le Maquette :

Pour mettre en évidence les options possibles, il est commode de partir d’une maquette que l’on pourrait dénommer « tableau de bord minimum » et qui se présenterait ainsi :

|Tableau de Bord du centre |

| |Résultat |Objectifs |Écarts |

|Rubrique 1 | | | |

|Indicateur A | | | |

|Indicateur B | | | |

|… | | | |

|Rubrique 1 | | | |

|Zone « paramètres économiques » |Zone du réel |Zone des prévisions |Zone des écarts |

Principes de conception :

Une cohérence avec l’organigramme,

Un contenu synoptique et agrégé,

Une rapidité d »évaluation et de transmission.

La zone des indicateurs ou des centres d’analyse

Deux conceptions sont possibles pour « structurer » les rubriques qui composent cette partie du tableau de bord :

• Faire apparaître la liste des unités de gestion dont le destinataire des tableaux de bord veut suivre la performance globale parce qu’elles sont placées sous son autorité.

• Identifier une batterie d’indicateurs individuels considérés comme les axes clefs du management.

Le choix entre ces deux approches dépend du niveau où l’on se trouve dans l’organisation, de la logique de communication adoptée par les managers et le contrôle de gestion.

NB : Un indicateur est un élément ou un ensemble d’éléments d’information représentative par rapport à une préoccupation ou un objectif, résultant de la mesure tangible ou de l’observation d’un état, de la manifestation d’un phénomène, d’une réalisation.

On retrouve des indicateurs principalement formulés en termes de :

- QUANTITE: Nombre, taux…

- QUALITE : Valeur relative

- MONTANT: en $ Coût, revenus

- TEMPS : Fréquence, délai

Principe du choix de l’indicateur :

On peut citer quelques principes qui doivent régir le choix des indicateurs

-Principe n° 1 : l’utilité

Il ne faut pas oublier que les indicateurs ne sont que la mesure d’objectifs. Ils doivent donc être choisis en fonction de l’objectif à atteindre prioritairement. On ne peut pas donner cinq objectifs à un service (par exemple) qui ne saurait pas où donner de la tête et qui regarderait monter et descendre les indicateurs sans savoir comment agir.

-Principe n° 2 : ne pas s’éparpiller

Si on a effectivement cinq objectifs pour ce service, il faut d’abord concentrer ses efforts sur le plus important (des outils qualité permettent de sélectionner !!!) et lorsqu’il est atteint, on peut choisir un nouvel objectif (en n’oubliant pas de fiabiliser le précédent) on peut avoir une période où on " garde un œil " sur le précédent pour vérifier qu’en changeant, on ne détruit pas.

-Principe n° 3 : simplicité

De plus, les indicateurs ne doivent pas être le résultat de calculs.

Exemple : productivité = A x 2/3 x B/C. Sinon, on ne comprend pas le lien entre le travail de chaque jour et l’indicateur et on n’atteint jamais l’objectif.

-Principe n° 4 : représentativité

Toutefois, on peut dans certains cas choisir un système avec des " équivalents ". Exemple : sur une machine, il est facile de faire des carrés et difficile de faire des ronds.

B/- conception

1) – définition des objectifs du contrôle : (****)

Il s’agit donc de mener au préalable une réflexion sur les missions et les objectifs de la structure afin d’identifier les aspects qu’il faut contrôler.

2) – définition des indicateurs : (****)

Cette phase constitue pour beaucoup le noyau de la démarche d’élaboration du tableau de bord. Bien qu’importante, elle n’est qu’une étape d’un processus global. Proposer des indicateurs pour n’en retenir que les plus pertinents n’est pas un travail aisé. Différents obstacles peuvent se mettre en travers de la route du responsable.

3) Définition des indices de contrôle : (****)

La recherche des indicateurs est maintenant achevée. Le responsable est donc en mesure d’obtenir des informations. Pour qu’elles deviennent opérationnelles, il est indispensable de pouvoir les situer par rapport à une échelle de référence.

L’information brute restituée par un indicateur n’a aucune valeur intrinsèque. Elle devient utile lorsqu’elle permet de situer certaines caractéristiques du système par rapport à des valeurs attendues. Cette phase a pour objet de valider le cadre de référence à l’intérieur duquel les indicateurs trouveront une signification du point de vue de l’action.

4) Mettre en forme le Tableau de Bord : (****)

Outre la facilité de lecture, la manière dont est présentée l’information a une influence sur le comportement des destinataires du tableau de bord.

Que penser de la succession de tableaux de chiffres, où le responsable passe plus de temps à chercher et décoder l’information qu’à agir ?

Il est donc nécessaire de structurer de manière opérationnelle le support d’information qu’est le tableau de bord.

La démarche consiste maintenant à élaborer techniquement le dispositif, à vérifier son caractère opérationnel, puis à en faire un dispositif d’exploitation courante.

2) Les instruments d’un tableau de bord

Tout tableau de bord comprend, outre des données brutes, des éléments informationnels que l'on peut regrouper